Số hóa dữ liệu: Điều cần thiết trong kỷ nguyên số

Giúp đảm bảo an ninh và toàn vẹn của dữ liệu

Vì điều này, VNPT luôn nỗ lực không ngừng cho ra đời các sản phẩm số dữ liệu số, điển hình là nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến VNPT eDiG với nhiều lợi ích như: Tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, tài liệu; giúp truy xuất thông tin mọi lúc mọi nơi; gia tăng khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng dữ liệu; có bản sao dự phòng các rủi ro xảy ra; khắc phục sự xuống cấp của các tài liệu gốc; đảm bảo an ninh và toàn vẹn của dữ liệu… Hơn nữa, VNPT eDiG còn giúp khách hàng khi sử dụng dễ chuyển đổi dữ liệu từ dạng hồ sơ giấy thành dữ liệu dạng tín hiệu số, được máy tính hiểu, đọc và lưu trữ vào kho cơ sở dữ liệu của đơn vị. Và hệ thống này được triển khai linh hoạt; dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng; giúp tạo nên CSDL mở, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác; các đơn vị có thể lập báo cáo thống kê hồ sơ, tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng.

Đặc biệt, với việc sử dụng mô hình điện toán đám mây, VNPT eDiG có thể đáp ứng trên diện rộng cho các khách hàng lớn, có thể lưu trữ nhiều cấp độ/các loại hồ sơ (kể cả thông tin hồ sơ chưa được xác định).

Hơn nữa, ưu điểm của hệ thống này chính là có 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng (giải pháp đã được vinh danh ở các Giải thưởng lớn Sao Khuê 2020, Top Công nghệ 4.0 năm 2023 về lĩnh vực dịch vụ chuyển đổi số).

Tiết kiệm tới 80% thời gian xử lý tài liệu

Khi nói về sự cần thiết của việc số hoá dữ liệu hiện nay, công ty chuyên về nhận dạng ký tự quang học và ngôn ngữ tự nhiên, (Abbyy) cho rằng, dữ liệu điện tử có thể được tìm kiếm và truy xuất dễ dàng, nhanh chóng thông qua các từ khóa, bộ lọc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm thủ công trên giấy tờ (có thể tiết kiệm tới 80% thời gian xử lý tài liệu bằng cách số hóa quy trình).

Hơn nữa, dữ liệu khi được số hoá sẽ dễ dàng chia sẻ, khai thác thuận tiện, nâng cao năng suất của nhân viên lên 20 - 25%; giảm thiểu thao tác thủ công, sai sót (ước tính tự động hóa có thể thay thế 45% hoạt động của con người).

Cũng đánh giá về xu hướng, sự cần thiết của việc số hoá dữ liệu, công ty xuất bản và truyền thông của Mỹ (Forbes) cho rằng, việc số hóa dữ liệu giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu việc sử dụng tài liệu giấy, từ đó tiết kiệm chi phí in ấn, mua sắm vật tư văn phòng, chi phí thuê kho bãi lưu trữ và vận chuyển tài liệu.

“Hơn nữa, về lâu dài, đây là việc làm cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ: Với hệ thống lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ khai thác,gia tăng đối tượng được tiếp cận, không phụ thuộc vào ranh giới địa lý”, Forbes đánh giá./.