Chuyển đổi số công tác báo cáo: Giá trị lớn về lưu trữ và xử lý dữ liệu, tiết kiệm chi phí và thời gian

Hiện nay ở một số quốc gia trên thế giới, các Bộ, ngành đã áp dụng báo cáo trực tuyến nội bộ để nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành.

Ví dụ như, Bộ Giao thông Đức đã sử dụng báo cáo trực tuyến để theo dõi tiến độ các dự án hạ tầng giao thông, quản lý ngân sách và đánh giá hiệu quả các chính sách giao thông. Báo cáo trực tuyến giúp cải thiện sự phối hợp và giám sát các dự án lớn. Hoặc Bộ Công nghệ Thông tin Ấn Độ đã sử dụng các công cụ báo cáo trực tuyến để quản lý các dự án công nghệ thông tin, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của các sáng kiến công nghệ. Báo cáo trực tuyến giúp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban và đảm bảo các dự án được thực hiện đúng tiến độ.

Việc sử dụng báo cáo trực tuyến trong nội bộ sẽ giúp các Bộ, ngành nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện sự phối hợp giữa các đơn vị và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động. Đặc biệt, báo cáo trực tuyến cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để hỗ trợ việc ban hành các quyết định, chính sách. Các quốc gia này cũng đã đạt được nhiều thành tựu trong việc áp dụng báo cáo trực tuyến, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cao cho người dân và doanh nghiệp.

Vừa qua, Bộ TT&TT đã tổ chức Hội nghị tập huấn sử dụng Báo cáo trực tuyến đối với lãnh đạo, chuyên viên tổng hợp và thực hiện công tác báo cáo tại các đơn vị thuộc Bộ và 63 Sở TT&TT tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đây là hoạt động góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ, các đơn vị thuộc Bộ, các Sở TT&TT, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng CNTT, chuyển đổi số, hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Đánh giá về việc thực hiện báo cáo trực tuyến, ông Nguyễn Anh Cương, Phó Cục trưởng Cục Viễn thông, cho biết: "Báo cáo trực tuyến của Bộ TT&TT rất thiết thực. Bên cạnh việc giảm tải cho công chức còn đem lại giá trị rất lớn về lưu trữ và xử lý dữ liệu. Cụ thể, tôi có thể truy xuất các báo cáo của mình cũng như các thông tin, số liệu từ các cơ quan, đơn vị và địa phương khi cần sử dụng. Điều này thực tế mang lại giá trị rất lớn, vì hiện nay, khi cần thông tin chúng ta thường phải đi tìm kiếm, liên hệ rất vất vả, mất thời gian mà đôi lúc còn chưa chắc nhận được đúng thông tin mình cần".

Ông Nguyễn Anh Cương cũng cho biết, mỗi năm Cục Viễn thông có khoảng 90 báo cáo gửi về Văn phòng Bộ TT&TT, khi áp dụng báo cáo trực tuyến sẽ chỉ còn 12 báo cáo/năm. Bên cạnh đó, Báo cáo trực tuyến cho phép cung cấp thông tin một cách minh bạch, giúp các bên liên quan dễ dàng tiếp cận và kiểm chứng thông tin, đồng thời tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian truyền tải thông tin.

Chia sẻ về vấn đề này, theo ông Vũ Chí Kiên, Phó Vụ trưởng Vụ Bưu chính, việc sử dụng báo cáo trực tuyến có tiềm năng lớn, mang lại hiệu quả thực tiễn trong việc thực hiện chế độ báo cáo hàng năm. Để việc báo cáo trực tuyến hoạt động hiệu quả hơn, các đơn vị thuộc Bộ, các Sở TT&TT cần tích cực sử dụng, trong quá trình vận hành có thể phát hiện các thiếu sót để nâng cấp, điều chỉnh, giúp hệ thống vận hành tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Liên quan đến việc triển khai thực hiện báo cáo trực tuyến của Bộ TT&TT, ông Đỗ Đình Rô, Phó Chánh Thanh tra Bộ TT&TT chia sẻ, báo cáo trực tuyến trong việc quản lý và theo dõi hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ và Ngành là nền tảng quan trọng, cần thiết. Qua quá trình sử dụng bước đầu cũng cho thấy, cần được nâng cấp để trở nên thông minh hơn, có khả năng chọn lọc dữ liệu tốt hơn. Đặc biệt là khả năng tổng hợp, phân tích dữ liệu từ các giai đoạn trước, qua đó giúp nhận diện những hạn chế và khó khăn mà ngành đã gặp phải trong quá khứ. Điều này sẽ cho phép các đơn vị rút kinh nghiệm và tránh lặp lại các sai sót trong giai đoạn mới. Bên cạnh đó cũng cần có thêm chức năng đánh giá mức độ chậm trễ trong việc hoàn thành các báo cáo và nhiệm vụ; khả năng phát hiện, thông báo kịp thời những trường hợp chậm muộn, từ đó nhắc nhở các đơn vị có liên quan, giúp nâng cao tính kỷ luật và hiệu quả trong công tác báo cáo. Với những cải tiến này, báo cáo trực tuyến sẽ trở thành công cụ hữu hiệu, hỗ trợ các đơn vị trong công tác quản lý, điều hành và đưa ra các quyết sách kịp thời, chính xác.

Cũng giống như các đơn vị khác của Bộ, trước đây, trung bình mỗi năm Thanh tra Bộ TT&TT có 70 báo cáo, từ khi áp dụng hệ thống báo cáo trực tuyến, số lượng báo cáo chỉ còn 12 báo cáo/năm. Tuy nhiên, số lượng này có thể tăng cao hơn trong trường hợp có những công việc đột xuất. Điều này cho thấy hệ thống báo cáo trực tuyến đã góp phần giảm tải đáng kể khối lượng công việc hàng năm, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi./.