Chuyển đổi số để tiết kiệm, chống lãng phí: Bài 5: Chuyển đổi số giúp các tổ chức tiết kiệm hàng triệu USD như thế nào?

Chuyển đổi số (CĐS) không chỉ là áp dụng các công nghệ mới; mà còn là phương pháp tiếp cận toàn diện để cải tổ cách thức hoạt động của doanh nghiệp (DN). Bằng cách tận dụng dữ liệu, tự động hóa và hệ thống thông minh, các công ty công nghệ cao có thể đạt được mức giảm chi phí đáng kể trên nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau.

Để có thể hình dung rõ bức tranh về CĐS giúp các DN, tổ chức tránh lãng phí như thế nào, cần nhận diện những thách thức về chi phí mà các hoạt động truyền thống phải đối mặt, từ đó khai thác cách thức các chiến lược CĐS có thể giúp tránh lãng phí, mở ra cơ hội tiết kiệm chi phí, giúp cải thiện sức khỏe tài chính và lợi thế cạnh tranh.

Gánh nặng chi phí của các quy trình truyền thống

Nhiều công ty vẫn còn phụ thuộc vào các quy trình thủ công, giấy tờ và hệ thống CNTT đã lỗi thời. Những yếu tố này gây ra tình trạng kém hiệu quả, làm tăng chi phí hoạt động. Chẳng hạn, việc nhập liệu bằng tay, tạo báo cáo và hỗ trợ khách hàng thường mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Dữ liệu bị phân tán cũng khiến DN khó có cái nhìn tổng quan để xác định những điểm cần cải thiện.

Thêm vào đó, cơ sở hạ tầng CNTT truyền thống đòi hỏi đầu tư lớn vào phần cứng, phần mềm và bảo trì, dẫn đến lãng phí nguồn lực lâu dài.
  Hãy lấy ví dụ về một công ty công nghệ cao gặp khó khăn khi quản lý hàng tồn kho bằng cách thủ công. Dữ liệu không chính xác có thể khiến công ty nhập quá nhiều hàng, dẫn đến lãng phí vốn và tăng chi phí lưu kho. Ngược lại, nếu không kịp phát hiện hàng tồn kho sắp hết, công ty có thể bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Nếu áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho thông minh, công ty có thể tự động theo dõi số lượng hàng, tối ưu hóa việc đặt hàng và giảm nguy cơ hết hàng hoặc tồn kho dư thừa, từ đó tiết kiệm được chi phí đáng kể.

Chuyển đổi số: Chất xúc tác giúp giảm lãng phí

CĐS trao quyền cho các công ty công nghệ cao thoát khỏi những hạn chế này. Sau đây là một số công nghệ chính thúc đẩy việc giảm chi phí thông qua CĐS:

Tự động hóa: Tự động hóa có thể giúp xử lý các công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, tạo báo cáo hay hỗ trợ khách hàng bằng cách sử dụng phần mềm bot và công cụ tự động hóa quy trình (RPA). Nhờ đó, DN không chỉ giảm được chi phí nhân công mà còn hạn chế sai sót do con người, giúp dữ liệu chính xác hơn và quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Theo báo cáo từ Deloitte, các công ty ứng dụng RPA có thể tiết kiệm từ 25 - 50% chi phí cho các công việc lặp đi lặp lại này.

Điện toán đám mây: Việc di chuyển sang cơ sở hạ tầng dựa trên đám mây giúp loại bỏ nhu cầu về phần cứng và phần mềm tại chỗ đắt tiền. Các công ty chỉ trả tiền cho các tài nguyên mà họ sử dụng, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí bảo trì, tiêu thụ năng lượng và nhân viên CNTT.

Ngoài ra, các giải pháp đám mây cung cấp khả năng mở rộng lớn hơn, cho phép các công ty dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô cơ sở hạ tầng CNTT của mình dựa trên nhu cầu, loại bỏ các chi phí cơ sở hạ tầng không cần thiết. Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy việc áp dụng đám mây có thể giảm chi phí chung về CNTT từ 30 - 40%.

Internet vạn vật (IoT): Kết nối thiết bị và cảm biến với Internet giúp các công ty công nghệ cao theo dõi hiệu suất thiết bị và sử dụng tài nguyên trong thời gian thực. Nhờ đó, DN có thể thực hiện bảo trì dự phòng, giảm thời gian ngừng hoạt động và chi phí sửa chữa.

Dữ liệu từ IoT còn hỗ trợ tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng, góp phần giảm chi phí. Theo ước tính của General Electric, bảo trì dự đoán nhờ IoT có thể giảm tới 20% chi phí bảo trì và 50% các sự cố gián đoạn ngoài kế hoạch.

Trí tuệ nhân tạo (AI): Các giải pháp dựa trên AI có thể phân tích lượng lớn dữ liệu để xác định những cách tối ưu hóa chi phí. AI có thể giúp tinh gọn quản lý chuỗi cung ứng, tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên và dự đoán hỏng hóc thiết bị, từ đó thực hiện bảo trì chủ động và giảm thời gian ngừng hoạt động. Một báo cáo gần đây cho thấy AI có thể tăng lợi nhuận trung bình lên 38% vào năm 2035.

Tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả cao nhất

Ngoài việc áp dụng tự động hóa và công nghệ tiên tiến, CĐS còn thúc đẩy tối ưu hóa quy trình, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. DN có thể sử dụng dữ liệu để phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình làm việc, loại bỏ các bước không cần thiết và tối ưu hóa các bước để tăng hiệu quả.

Các công cụ Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) còn hỗ trợ tự động hóa quy trình, cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban và theo dõi hiệu quả hoạt động, giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Tiêu chuẩn hóa và hợp nhất là những chiến lược quan trọng khác để tăng hiệu quả chi phí. Bằng cách tiêu chuẩn hóa quy trình trên toàn bộ các phòng ban và hợp nhất các hệ thống dư thừa, DN có thể giảm bớt sự phức tạp, tối thiểu hóa nhu cầu đào tạo và đơn giản hóa việc bảo trì, từ đó tiết kiệm chi phí đáng kể.

Ví dụ, Siemens đã triển khai chiến lược CĐS toàn diện trên toàn bộ hoạt động của mình, bao gồm tiêu chuẩn hóa quy trình và sử dụng công nghệ AI cùng IoT. Kết quả là Siemens giảm được 20% chi phí vận hành và tăng 15% năng suất.

Các chỉ số quan trọng để theo dõi mức độ giảm chi phí mà CĐS mang lại

Các dự án CĐS thường cần đầu tư ban đầu vào công nghệ và triển khai. Tuy nhiên, khoản đầu tư này nên được xem là chiến lược, vì tiềm năng tiết kiệm chi phí lâu dài thường lớn hơn nhiều so với chi phí ban đầu.

Việc đo lường lợi tức đầu tư (ROI) của các dự án CĐS là rất quan trọng để chứng minh giá trị mà chúng mang lại.
 
Các chỉ số quan trọng để theo dõi nhằm giảm chi phí bao gồm:

Năng suất lao động: Tự động hóa giúp nhân viên tiết kiệm thời gian để tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn, từ đó tăng năng suất và mang lại hiệu quả tốt hơn từ chi phí nhân công. Một nghiên cứu cho thấy các công ty áp dụng tự động hóa bằng AI đạt mức tăng năng suất trung bình 30%.

Hiệu quả hoạt động: Quy trình làm việc được tinh gọn và giảm sai sót giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm lãng phí tài nguyên và chi phí không cần thiết. Báo cáo từ Gartner cho thấy các tổ chức áp dụng tự động hóa quy trình số có thể giảm tới 30% chi phí vận hành.

Tận dụng tài nguyên: Phân bổ tài nguyên tối ưu dựa trên dữ liệu giúp sử dụng hiệu quả và loại bỏ các chi phí lãng phí. Quản lý tài nguyên hiệu quả thông qua CĐS có thể tiết kiệm chi phí lên đến 20%.

Chi phí cấp phép phần mềm: Các giải pháp dựa trên đám mây thường sử dụng mô hình giá theo thuê bao, giúp loại bỏ nhu cầu mua giấy phép phần mềm vĩnh viễn và giảm chi phí phần mềm tổng thể. Theo một nghiên cứu của Forrester, chuyển sang phần mềm đám mây có thể giảm 15 - 20% chi phí CNTT.

CĐS không phải là một sự kiện diễn ra một lần mà là hành trình cải tiến liên tục. Khi áp dụng các chiến lược CĐS, các công ty có thể giảm đáng kể chi phí trong nhiều lĩnh vực hoạt động. Điều này không chỉ cải thiện tình hình tài chính mà còn giúp DN trở nên linh hoạt hơn, dựa trên dữ liệu và cạnh tranh tốt hơn trong dài hạn.

Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF) đã có cuộc khảo sát với các giám đốc kỹ thuật số từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau về các ưu tiên của họ đối với vai trò lãnh đạo công nghệ trong năm 2024.

Kết quả cho thấy các nhà lãnh đạo kỹ thuật số đã nhấn mạnh đến nhu cầu liên kết các sáng kiến ​​công nghệ với các mục tiêu kinh doanh và suy nghĩ chiến lược về tầm quan trọng của nguồn nhân lực. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo cho rằng để cắt giảm chi phí và hợp lý hóa hoạt động, cần phải chuyển từ việc thử nghiệm AI sang triển khai rộng rãi.

Ông Vladimir Lukic, Trưởng nhóm công nghệ và thực hành kỹ thuật số toàn cầu của hãng tư vấn Boston Consulting Group (BCG), cho biết: “Chúng ta sẽ tiếp tục thấy các hoạt động kinh doanh và công nghệ xích lại gần nhau hơn. Việc sắp xếp các sáng kiến ​​dữ liệu với các mục tiêu kinh doanh, thúc đẩy văn hóa dựa trên dữ liệu và thúc đẩy sự hợp tác liên chức năng sẽ là ưu tiên hàng đầu và là điều quan trọng để đạt được thành công”.

Trong khi đó, ông Ivan Herrero, Giám đốc dữ liệu của Intercorp, cho rằng khi “chiến đấu” trong bối cảnh kinh tế không chắc chắn, điều quan trọng là phải tận dụng mọi khả năng của công ty để thành công vượt qua những con sóng phía trước. Hiểu và mở khóa giá trị dữ liệu, khai thác AI và máy học để tối ưu hóa kết quả sẽ trở thành mục tiêu và là phép thử về mức độ trưởng thành của các công ty./.