Hóa đơn điện tử - Nền tảng chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số hay đánh mất lợi thế cạnh tranh

Khảo sát toàn quốc của Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN) phối hợp với Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa vào năm 2024 cho thấy, chỉ khoảng 30 - 40% doanh nghiệp trong nhóm này đã triển khai một số hình thức chuyển đổi số, chủ yếu dừng lại ở mức độ ứng dụng cơ bản như sử dụng email hay phần mềm kế toán đơn giản (69%).

Thực trạng này đặt cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã và hộ kinh doanh trước nguy cơ tụt hậu và đánh mất lợi thế cạnh tranh.

Xu thế chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong toàn xã hội, đặc biệt là khu vực doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ tuân thủ pháp luật thuế, mà còn là thành phần quan trọng trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp.

Để đạt mục tiêu tăng trưởng kinh tế 8% vào năm nay, tiến tới tăng trưởng hai con số trong những năm tiếp theo, thúc đẩy chuyển đổi số cho khối doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã và hộ kinh doanh trở thành nhiệm vụ cấp bách, cần ưu tiên hỗ trợ.

Để tạo điều kiện cho việc chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh, Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành, địa phương triển khai miễn phí các ứng dụng số cơ bản: Hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp, chữ ký số, hóa đơn điện tử, thanh toán trực tuyến, đặc biệt là hóa đơn điện tử. Những lợi ích thấy rõ khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đó là giúp tiết kiệm chi phí, tăng tính thuận tiện và minh bạch trong giao dịch, rút ngắn quy trình kế toán - tài chính, đồng thời mở ra khả năng kết nối dữ liệu với các hệ thống quản trị nội bộ, quản lý khách hàng…

Bản chất của chuyển đổi số là chuẩn hóa dữ liệu và quy trình làm việc nhằm giúp các giao dịch trở nên thuận lợi hơn. Hóa đơn điện tử chính là dữ liệu số: Từ số seri, mã hóa đơn, ngày tháng, thông tin người mua - người bán đến đơn giá, thành tiền đều được mã hóa điện tử.

Đây là nền tảng quan trọng của chuyển đổi số ở cả cấp doanh nghiệp và cấp quốc gia. Cơ quan thuế và các đơn vị quản lý cũng dễ dàng đối soát, truy xuất nguồn gốc hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, cắt giảm thủ tục, đồng thời mở rộng khả năng liên thông dữ liệu với các hệ thống khác.

Thúc đẩy chuẩn hóa hệ thống dữ liệu

Chính sách bắt buộc hộ kinh doanh lập hóa đơn điện tử là bước tiến lớn trong chuyển đổi số quốc gia. Khi tất cả đều có hóa đơn, chuỗi giao dịch giữa doanh nghiệp và hộ kinh doanh trở nên khép kín, minh bạch (trước đây, mua hàng từ hộ kinh doanh không có hóa đơn khiến doanh nghiệp không đủ căn cứ chứng minh chi phí).

Lợi ích của hóa đơn điện tử là hoàn thiện vòng tuần hoàn chi phí - kiểm soát nguồn gốc dữ liệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp mới triển khai thường gặp vướng mắc khi nhập liệu, ký xuất hóa đơn hoặc xử lý sai sót. Ngoài ra, khó khăn lớn nằm ở việc thiếu một hệ thống quy trình đồng bộ.

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nhưng chưa kết nối với phần mềm kế toán hay bán hàng, dẫn đến dữ liệu không khớp nhau. Danh mục hàng hóa trên từng hệ thống có thể khác nhau, gây sai lệch dữ liệu. Doanh nghiệp phải đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm để tạo một hệ thống liên thông. Nhân viên bán hàng chỉ cần xuất hóa đơn, kế toán ghi nhận ngay vào sổ sách. Muốn làm được phải bắt đầu từ tư duy về hệ thống.

Thiết kế dữ liệu chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng lập báo cáo. Nếu không làm, sau này sẽ bị đứt quãng và khó kiểm soát. Nhiều doanh nghiệp không nhận ra tầm quan trọng của khâu này do lo ngại chi phí hoặc thiếu nhân sự chuyên trách, nhưng sau 1-5 năm vận hành mới thấy cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình để liên thông dữ liệu giữa các phòng ban.

Hỗ trợ hóa đơn điện tử, miễn phí ứng dụng số cho 1 triệu hộ kinh doanh

Theo đó, Cục Thuế đã có văn bản gửi các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (gồm tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử) về việc phối hợp cùng cơ quan thuế triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh.

Cục Thuế đề nghị các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chủ động công khai thông tin về giải pháp và dịch vụ triển khai, thông tin về gói dịch vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dành cho các hộ kinh doanh.

Bên cạnh đó, các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử nghiên cứu xây dựng các gói giải pháp, dịch vụ phần mềm kế toán, hóa đơn thuận tiện, dễ tiếp cận, dễ sử dụng đối với từng người nộp thuế với giá thành hợp lý; tiếp tục mở rộng một số chương trình ưu đãi, hỗ trợ miễn phí cho các hộ kinh doanh quy mô vừa và nhỏ.

Bên cạnh đó, các chuyên gia khuyến nghị, để triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần có tư duy về hệ thống, chuẩn hóa quy trình, chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo nhân sự, tổng hợp báo cáo. Về bảo mật, dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn hơn so với hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể mã hóa, phân quyền truy cập, lựa chọn nhà cung cấp uy tín hoặc thuê đơn vị thứ ba đảm nhận lưu trữ bảo mật./.