Đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong triển khai Chính phủ điện tử ở Nghệ An

Việc triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng đã và đang góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, thúc đẩy cải cách hành chính và triển khai Chính phủ điện tử. UBND tỉnh Nghệ An đã ban hành quy chế gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An tại Quyết định số 08/2018/QĐ-UBND ngày 05/02/2018 nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử; thống nhất quy trình, phương thức trao đổi văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản VNPT-iOffice và hồ sơ công việc qua môi trường mạng theo đúng quy định của pháp luật hành chính.
Ứng dụng CKS trong các cơ quan nhà nước tỉnh Nghệ An

UBND tỉnh nói chung, các cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng đã quan tâm, chỉ đạo triển khai ứng dụng CKS trong các hoạt động nghiệp vụ của mình như gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp VNPT-iOffice, dịch vụ công trực tuyến I-Gate và một cửa điện tử. Bên cạnh đó, các cơ quan đã thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ và các đơn vị trực thuộc cơ quan để tiến bỏ dần việc gửi nhận văn bản giấy mà chỉ gửi văn bản điện tử tới các cơ quan nhà nước với nhau. Đối với tổ chức, văn bản luân chuyển trên phần mềm VNPT-iOffice phải được tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu. Đối với các cá nhân, CKS được ứng dụng để bảo mật dữ liệu cá nhân, các dữ liệu chuyên môn, ký vào các tài liệu trao đổi công việc.

Trong công tác cải cách hành chính, việc tích hợp sử dụng CKS trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp VNPT-iOffice với đồng thời 2 giải pháp ký số là: sử dụng thiết bị USB Token và SIM CA (smarphone, ipad,…) do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp đã giúp nâng cao hiệu quả trong công tác gửi, nhận văn bản và điều hành công việc trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An, thuận lợi hơn trong việc ký duyệt văn bản.

Để việc sử dụng CKS được thông suốt, Sở TTTT đã tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn cho: các Lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo các cơ quan,  đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp VNPT-iOffice đã được triển khai tập trung đến 100% các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của tỉnh. Toàn tỉnh hiện nay có 797 đơn vị sở, ngành, huyện, xã, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị trực thuộc sở, ngành, huyện với 17.425 tài khoản sử dụng hệ thống VNPT-iOffice với hơn  5.589 CKS đã được cấp cho tổ chức, cá nhân các cơ quan, phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trong toàn tỉnh, trong đó có 1.608 CKS tổ chức và 3.981 CKS cá nhân.

Trong 10 tháng đầu năm 2021, theo số liệu phản ánh tại phân hệ quản lý văn bản và điều hành trên NgheanIOC toàn tỉnh có 448.680 văn bản phát hành đi thì đã có 276.721 văn bản được ký số để phát hành, trung bình đạt 61,67%, trong đó Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan phát hành văn bản ký số nhiều nhất (13.911/14.524 văn bản đạt 95,78%). Bên cạnh những cơ quan, đơn vị đã thực hiện tốt ký số văn bản phát hành đi như: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài Nguyên và Môi trường, Sở Y tế, Sở Lao động Thương binh và Xã hội, UBND huyện Hưng Nguyên, UBND huyện Anh Sơn, …, vẫn còn rất nhiều cơ quan, đơn vị chưa thực hiện hoặc thực hiện rất ít ký số văn bản phát hành đi qua hệ thống phần mềm VNPT-iOffice. Hiệu quả của việc ứng dụng CKS trong phát hành văn bản điện tử

Tiết kiệm được chi phí giao dịch so với văn bản giấy thông thường (giấy, mực in, chuyển phát,…), giảm công sức lao động người đưa công văn, scan văn bản giấy, nhân bản công văn, thuận tiện cho lãnh đạo ký duyệt văn bản ở mọi lúc mọi nơi, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo điều hành.

Việc gửi, nhận các văn bản, công văn, báo cáo,… được thực hiện chặt chẽ theo quy chế ban hành theo Quyết định số 08/2018/QĐ-UBND ngày 05/02/2018 và quy chế hoạt động nội bộ từng cơ quan, giúp đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh được thất lạc hoặc bị truy cập trái phép trên đường truyền, rút ngắn thời gian đăng tải thông tin và thời gian thực hiện thủ tục hành chính, triển khai rộng rãi công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan.

Công tác chỉ đạo, điều hành, phê duyệt văn bản của lãnh đạo được thuật tiện, linh hoạt và cơ động góp phần quan trọng trong nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị. Một số chú ý an toàn khi sử dụng chữ ký số

Cần đảm bảo tính sẵn sàng của các thiết bị và phần mềm đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt. Đây là điều kiện tiên quyết để có thể ký số và xác thực chữ ký.

Nếu chữ ký bằng tay được thực hiện trên giấy và không thể chuyển giao cho người khác thì chữ ký số không như vậy. Chữ ký số là một bộ mật mã được cấp cho người sử dụng dưới hình thức USB hoặc SIM điện thoại tạo khả năng tách biệt khỏi chủ nhân của chữ ký. Ngoài ra, mật mã có thể bị đánh cắp hoặc bị phá vỡ. Cũng có thể, chủ nhân chữ ký số chuyển giao cho người khác mật mã của mình. Như vậy, tính bảo mật của chữ ký điện tử cũng có những rủi ro nếu như không sử dụng đúng cách.

Chữ ký điện tử được cấp có thời hạn cho người sử dụng nên để chữ ký có hiệu lực cần được gia hạn thêm bởi cơ quan có thẩm quyền.

Đẩy mạnh ứng dụng CKS trong các cơ quan nhà nước tỉnh Nghệ An

Để thực hiện cải cách hành chính và triển khai Chính phủ điện tử ở Nghệ An đạt hiệu quả, cần thiết thực hiện tốt thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ. Nghệ An cần quan tâm tăng cường chỉ đạo các cấp, các ngành, các cơ quan nhà nước quan tâm đầu tư trang thiết bị, hạ tầng về công nghệ thông tin và hệ thống mạng LAN, mạng internet hoạt động ổn định, đồng thời tăng cường công tác đào tạo, tập huấn nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin để các cơ quan, đơn vị thực hiện thông suốt ứng dụng chữ ký số vào công tác xử lý, phát hành văn bản điện tử qua hệ thống VNPT-iOffice. Đồng thời các cơ quan, đơn vị cũng cần bảo đảm, tăng cường nguồn nhân lực công nghệ thông tin và an toàn thông tin có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nhiềm vụ, để sang năm 2022 các cơ quan nhà nước thực hiện 100% văn bản được ký số phát hành qua hệ thống phần mềm VNPT-iOffice.