Chữ ký số và hoá đơn điện tử giúp cho quá trình số hóa nhanh hơn

Thay đổi cách làm việc truyền thống bằng phương thức điện tử

Thời đại công nghệ 4.0 đòi hỏi mỗi tổ chức cần thay đổi quy trình làm việc cũng như cách quản lý bộ máy của mình sao cho bắt kịp xu hướng công nghệ mới. Hiểu rõ được tầm quan trọng của việc triển khai chuyển đổi số (CĐS), những năm gần đây, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng phát triển ứng dụng CNTT.

Nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành, thúc đẩy phát triển CNTT nhằm cải cách quy trình hoạt động, thay đổi phương thức làm việc truyền thống bằng phương thức điện tử. Trong đó, đáng chú ý nhất là Nghị định 119/2018/NĐ-CP (ban hành ngày 12/9/2018) quy định về HĐĐT khi bán hàng, cung cấp dịch vụ; tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT; cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Tiếp theo đó là Thông tư số 68/2022/TT-BTC được ban hành vào ngày 11/11/2022 của Bộ Tài chính hướng dẫn về HĐĐT, trong đó có nội dung quy định các hộ kinh doanh cá thể phải ký số trên hóa đơn. Với quy định này thì khoảng hơn 2 triệu hộ kinh doanh cá thể cũng phải sử dụng CKS. Đây là quy định bắt buộc hộ kinh doanh cá thể phải triển khai CKS nên dự kiến sắp tới sẽ bùng nổ thị trường chứng thực CKS cá nhân. Công nghệ triển khai CKS cũng đang dần được hoàn thiện, mở rộng đa dạng môi trường hơn. Hiện nay, cả Bộ Thông tin và Truyền thông và Ban Cơ yếu Chính phủ đang xây dựng các giải pháp công nghệ để có thể triển khai CKS trên thiết bị di động.

CKS từ xa là các môi trường dịch chuyển thuận lợi cho người sử dụng CKS ở mọi lúc, mọi nơi. Đây được xem là bước đi quan trọng thể hiện quyết tâm hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số ở Việt Nam bằng việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT để thực hiện chứng từ, hồ sơ điện tử, thực hiện HĐĐT trên phạm vi toàn quốc.

Một DN được thực sự coi là CĐS khi tiến hành số hóa, tự động hóa tất cả các quy trình làm việc để thay thế phương thức làm việc thủ công, kém hiệu quả trước đây.

Dễ thấy rằng nếu tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy, quá trình CĐS toàn diện của DN sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Sử dụng phương thức điện tử để hệ thống hóa quy trình hoạt động khiến hóa đơn giấy trở nên lạc hậu bởi sự hạn chế về khả năng tích hợp, đồng bộ dữ liệu với các phần mềm khác cũng như không tối ưu thời gian và chi phí cho DN.

Lợi ích của HĐĐT

HĐĐT mang tới các tiện ích về quản lý hóa đơn và các chức năng xử lý nghiệp vụ về lập mới, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn theo đúng quy định, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế… DN có thể tiết kiệm hơn 90% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, chỉ cần vài cú nhấp chuột là sẽ nhận được hóa đơn mà không phải đợi chuyển qua đường bưu điện.

Việc sử dụng HĐĐT sẽ tránh được tình trạng mất mát, thất lạc, hư hỏng trong lúc vận chuyển, giao nhận cho các bên liên quan. Đây là một phương thức bảo quản hóa đơn an toàn cho dữ liệu đơn vị. Thêm vào đó cũng giúp DN tránh được các khoản tiền phạt đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn đem lại tiện ích cho đơn vị.

DN có thể sử dụng nhiều CKS để lập và xác nhận hóa đơn, tuy nhiên, cần đảm bảo tính hợp lệ của CKS cũng như cập nhật toàn bộ CKS hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn. Mọi giao dịch đã trở nên đơn giản hơn khi có thể ký trên văn bản là file Word, file PDF... hay bất kỳ loại dữ liệu nào khác và gửi qua email cho đối tác. Vừa đảm bảo sự nhanh chóng, vừa mang tính chính xác và thuận tiện cao.

Chữ ký điện tử và CKS đang ngày càng cho thấy được ưu điểm nổi bật của mình. Đặc biệt là với những giao dịch hay vấn đề liên quan tới tài chính thì CKS chính là giải pháp mang lại sự an toàn cao cho các giao dịch phát sinh trên Internet. Nhất là khi người dùng sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào và cài đặt CKS thì mọi giao dịch sẽ được thống kê và được thực hiện vô cùng chi tiết, rõ ràng và cụ thể.

Trong thời đại số, DN cần thích nghi, thay đổi, CĐS để phát triển. Do đó, việc phát triển HĐĐT đồng thời sử dụng kết hợp với CKS sẽ giúp quá trình số hóa nhanh hơn, mang lại nhiều tiện ích lớn cho các tổ chức và DN.

Ký số trên nền tảng di động

Sự ra đời của giải pháp ký số trên nền tảng di động là điều kiện thuận lợi cho mục tiêu phổ biến CKS đến từng người dân, DN, góp phần đảm bảo tính xác thực, an toàn và minh bạch khi họ tham gia vào các dịch vụ số.

Với giải pháp ký số này, các nhà cung cấp dich vụ sẽ dễ dàng tích hợp vào các ứng dụng thương mại điện tử (TMĐT), ứng dụng dịch vụ công (DVC). Người dùng có thể thuận lợi sử dụng để ký số trong các giao dịch từ hợp đồng điện tử, các tờ khai thuế, hải quan, các ứng dụng thanh toán …

Ký số trên nền tảng di động sở hữu đầy đủ các tính năng DN cần để đơn giản hóa công tác tài chính - kế toán, tiết kiệm thời gian và chi phí. Người sử dụng vừa tận dụng được ưu thế của CKS về tính an toàn, tính xác thực, tính chống chối bỏ mà vừa tiện lợi khi có sẵn thiết bị cá nhân.

Ngoài ra, ký số trên nền tảng di động cho phép người sử dụng dễ dàng thực hiện trên mọi thiết bị mà không cần phụ thuộc vào thiết bị lưu khóa cá nhân như USB Token. Những bất tiện mà việc sử dụng USB Token mang lại đều được giải quyết triệt để.

Không chỉ là công cụ hữu ích với DN, việc tích hợp giải pháp ký số trên nền tảng di động vào cổng DVC giúp giao dịch trở nên thuận tiện, an toàn. Bà Rịa - Vũng Tàu là địa phương đầu tiên trong cả nước đi đầu và thành công trong việc tích hợp dịch vụ chứng thực CKS trên thiết bị di động và ký số từ xa vào cổng DVC của tỉnh. Người dân có cơ hội được trải nghiệm giải pháp ký số trên nền tảng di động để thực hiện các giao dịch điện tử./.